Mit Lego Serious Play neue Ideen bauen

„Bei Lego denken die meisten an ihre Kindheit. Mit Lego Serious Play lässt sich auch im Job Großes bauen“, sagt Martin Kalisch, der die Abteilung Individualsysteme bei der Bauer Systems leitet. Mit Anja Steffen und Arjan Brands vom Berliner Beratungsunternehmen trendig hat Martin einen teamübergreifenden agilen Workshop organisiert, in dem es um mehr als nur um bunte Bausteine ging.

„Wir haben uns seit längerer Zeit intensiv mit den Eigenschaften und Verhaltensweisen von hochproduktiven Teams auseinandergesetzt“, so Martin Kalisch. „Wir fragten uns, was ein gutes Team ausmacht und ob Teamarbeit eigentlich grundsätzlich produktiv ist? Was können wir selbst verbessern? Uns ging es darum, herauszufinden, was gut in der Zusammenarbeit funktioniert und wo weitere Stellschrauben gedreht werden können. Da kam die Idee für einen agilen Workshop ins Spiel.“

Bei der Bauer Systems sind gemeinsame Aktivitäten keine Seltenheit: Für den Workshop im Januar in der Bauer-Journalistenschule hat Martin vier Teams aus den Bereichen Business Intelligence (Data Warehouse, Data Mining) und Entwicklung (Sharepoint, CRM, Java) zusammengetrommelt: „Anstelle einer Weihnachtsfeier haben wir etwas Neues ausprobiert“, erzählt er. „Es sollte keine klassische Schulung, kein Theorie-Training und keine Power Point-Schlacht werden, vielmehr etwas Erlebbares, etwas das Spaß macht und uns als Abteilung voranbringt.“

Martin Kalisch (rechts) bei der abschließenden Feedback-Runde.

Darum Lego Serious Play

„Ich habe viel über Lego Serious Play gelesen und gehört. Auf der solutions.Hamburg-Konferenz hatte ich endlich die Gelegenheit, die Kreativtechnik selbst auszuprobieren“, so Martin weiter. „Es war beeindruckend, wie schnell ein extrem heterogenes Team damit zu einer gewinnbringenden Diskussion kam und ein gemeinsames Verständnis für ein Vorgehen entwickelte. Auf der Konferenz habe ich Jana Noack, Managing Director von trendig, kennengelernt und mich mit ihr über unterschiedliche Kreativitätstechniken ausgetauscht. Sie stellte mir daraufhin Anja Steffen und Arjan Brands vor und wir haben gemeinsam die Idee entwickelt, einen agilen Tag mit verschiedenen Materialien zu organisieren – unter anderem mit Lego. Unser Ziel war es, Aufgaben zu bewältigen und über das Bauen mehr über die Parallelen zur agilen Software-Entwicklung zu lernen.“

Fünf Kleingruppen bekamen die Aufgabe, vordefinierte User Stories als Lego-Bauwerke zu erstellen. Die Teamzusammensetzung war möglichst heterogen, um die unterschiedlichen Stärken der Teilnehmer zu betonen und den Austausch zwischen den Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen. Arjan und Anja übernahmen die Rolle der Product Owner zwecks Abnahme, Klärung und so weiter. In mehreren Sprints standen die Teams in zumindest gefühlter Konkurrenz zueinander, da die Bauwerke auf Basis von Story Points – einer Maßeinheit zur Einschätzung des Gesamtaufwandes für die vollständige Umsetzung einer Arbeit – und Business Value bewertet wurden.

Nach dem Mittagessen ging es dann ohne Legosteine mit anderen agilen Formaten weiter. Eine erste einfache Aufgabenstellung: Beschreibt, was der Bau einer öffentlichen Toilette mit präziser Kommunikation zu tun hat. „Das Ziel war es, herauszuarbeiten, dass auch bei vermeintlich klaren Sachverhalten eine Menge schief gehen kann“, erläutert Arjan Brands von trendig. „Wie sollte man handeln, wenn (im übertragenen Sinne) nicht klar ist, ob das WC in der Ecke stehen oder unter der Decke hängen soll?“ Es galt, den Teilnehmern aufzuzeigen, wie man solche Probleme mit einer klaren Kommunikation von vornherein vermeiden kann.

„Wir haben verschiedene weitere Simulationen ausprobiert“, erzählt Martin. „Dafür haben wir zum Beispiel Gruppen gebildet, die nicht mit- und untereinander sprechen durften. Jedes Team bekam jeweils ein Ziel, kannte jedoch die Absichten der anderen nicht. Ohne auf die anderen Gruppen Rücksicht zu nehmen, versuchte jede zunächst ihr eigenes Ziel zu erreichen. Das hat die Urinstinkte geweckt – wer ist schneller, wer ist stärker? Doch schnell kam die Erkenntnis, dass die Ziele nicht zwingend miteinander konkurrieren und man gemeinsam zu Lösungen kommen konnte. Ein extrem spannender Verlauf und damit verknüpft der Erkenntnisgewinn, dass es sich lohnt, auch nach links und rechts zu schauen und gemeinsam übergeordnete Ziele zu verfolgen. Kommunikation untereinander gelingt eben auch nonverbal.“

Vorgesetzte davon überzeugen, während der Arbeit mit Lego zu bauen…

„Klar haben wir uns gefragt, inwiefern ein agiler Workshop auf unsere Ziele einzahlt“, bestätigt Martin: „Ist der gesamte Ansatz überhaupt der richtige? Passt der Zeitpunkt und stimmt die Zusammenstellung der Teilnehmer? – Jede Frage war wichtig. Und ja, auch der Nutzen lässt sich nur schwer unmittelbar nachweisen. Trotzdem habe ich die Unterstützung und das Vertrauen meiner Vorgesetzten, es auszuprobieren. Zum Wandel gehören neben Offenheit eben auch die Förderung von Autonomie, eine gewisse Risikobereitschaft und eine höhere Fehlertoleranz. Am Ende hat es sich gelohnt, denn alle Teilnehmer haben dazu gelernt und adaptieren nach und nach einzelne Prozesse in der Zusammenarbeit.“

Agilität nur ein Thema für IT-Abteilungen?

„Keineswegs“, stellt Anja Steffen klar. „Unsere Kunden kommen aus verschiedenen Bereichen. Die haben teilweise gar nichts mit IT zu tun. Sie kommen aus der Modebranche genauso wie aus dem Verkehrssektor. Agilität ist sicherlich durch die IT geprägt, sie lässt sich aber für alle Bereiche adaptieren. Das ist ja gerade das Tolle daran – nichts ist in Stein gemeißelt! Jeder kann sein eigenes Modell finden.“

Arjan Brands und Anja Steffen von trendig.

Vier Learnings, die alle Teilnehmer mitgenommen haben:

1. Mehr Austausch: untereinander und in der interdisziplinären Zusammenarbeit lohnt sich. Je präziser die Kommunikation, desto besser.
2. Kleinere Schritte: Sowohl Fehler als auch Erfolge sind nachvollziehbarer, wenn sie schnell und in kleinen Steps erfolgen und untereinander kommuniziert werden.
3. Mehr Agilität: Es muss nicht gleich ein komplettes Arbeiten nach Scrum sein, aber agile Denk- und Arbeitsweisen zahlen sich meist aus.
4. Bessere Motivation: Mehr gemeinsame Aktivitäten wecken Potenziale, sowohl individuell als auch teamübergreifend.